近年、予約の直前キャンセルや無断キャンセルにより発生したキャンセル料の「取りっぱぐれ」が深刻化している飲食・宿泊業界。事前に食材を仕入れ、スタッフを手配していても、当日に突然キャンセルを受けると売上や原価がそのまま損失になり、経営を圧迫します。しかし、これまでキャンセル料は「請求しても払われない」という半ばあきらめの空気が業界全体に広がっていました。そこに一石を投じようとしているのが、キャンセル料の請求・回収業務を自動化する請求ツールを提供する「Payn（ペイン）」です。

「キャンセル料は、本来、正当な損害賠償として適切に請求され、回収されるべきものです。しかし、これまでの文化では“踏み倒されても仕方がない”という諦めや、スタッフの心理的負担が原因で請求できないケースが多数ありました」と同社取締役COO矢崎氏は指摘します。

Payn 取締役COO 矢崎氏

キャンセル料請求の“自動化”と“多様な決済手段”で負担を一挙に解消

Paynのサービスを導入すると、キャンセルが発生した際、店舗・事業者は名前・連絡先・請求金額を入力し、送信するだけで請求が完了します。請求連絡はSMSやメールを通じて行われ、複数回に渡ってのリマインドも自動で実施。督促の電話やメール作成といった手作業は不要になります。さらに、クレジットカード決済やPayPay決済、Apple Pay/Google Payなど、日本人・訪日外国人問わず利用可能な多様な支払い手段に対応しているため、利用者の支払いハードルも下がるのが特徴です。

相手が外国人だからと最初から諦める必要も、従業員が何度も電話をかける必要がなく、また『督促する』という心理的なストレスからも解放されます。請求メッセージの作成や送付タイミングなどもシステムが自動で行うため、担当者は他の業務に集中できます。

また、成功報酬型という料金体系を採用しているため、導入費・月額費は無料。つまり、回収できなければ費用負担はゼロです。

「支払ってもらって終わり」ではない、再来店を促す仕組み

Paynのサービスは単なる「請求ツール」にとどまりません。キャンセル料を払った利用者には、次回の来店時に利用可能なクーポンなどの特典を同時に送付できる仕組みを搭載。キャンセル料の回収確率とスピードを上げるだけでなく、支払っていただいたお客様を再来店に誘導しすることが可能です。再来店時にお店で最高の体験をしていただければリピーターにしていく可能性も生まれます。

「今後は飲食業界だけでなく、宿泊・レジャー・美容業界など、幅広い“予約ビジネス”で課題を解消したい」というビジョンも語られており、すでにゴルフ場やレンタカー分野などでも導入が進んでいるといいます。

予約台帳との連携やデータ活用で“業務効率の最大化”を実現

Paynはシステム連携の特許を取得しています。その技術を使って予約台帳などの顧客管理システムと連携し、数クリックで全ての請求業務を完結させる仕組みの構築を進めています。具体的には、台帳上でキャンセルになった顧客データをPaynに自動的に取り込むことにより、一件ずつ顧客情報を入力することなく、誰にいくら請求するかだけを選択して送信ボタンを押せば全て完結するというものです。業界の全事業者が今あるマンパワーの中でも、難なくキャンセル請求が可能になる仕組みです。

さらに、請求・回収に関するデータを蓄積し、「今月は◯万円分の損失を回収できた」「年間では◯◯万円分を未来の投資に回せる」といった経営指標の可視化が可能になります。請求しないまま泣き寝入りしていた損失を取り戻すことで、スタッフへの還元や設備投資に資金を回せるのはもちろん、サービス品質向上といった好循環が期待できます。

飲食店経営者へのメッセージ

最後に、Paynのサービスを活用することで得られるポイントは以下のとおりです。

1. 工数・心理的ストレスの削減： 請求作業や連絡のリマインドがシステムで自動化。

2. 回収率の向上： 多彩な決済手段を提供するため、利用者も支払いやすい環境に。

3. コストリスクの最小化： 成功報酬型で未回収なら費用ゼロ、投資リスクなし。

4. 再来店促進： キャンセル料を払ったお客様にクーポンを付与し、リピーター化へ。

5. 業種拡大の可能性： 飲食だけでなくホテル、レジャー、美容など予約ビジネス全般で導入可能。

「私たちは、長年放置されてきた“キャンセル料の取りっぱぐれ”という課題を解決し、業界全体が健全な経営を行える文化づくりを目指しています。店舗・事業者の皆様とともに、事業者と消費者の関係をフェアにし、より良いサービスを提供できる体制を築いていきたい」とPaynは呼びかけています。

会社概要

Payn株式会社
事業内容：キャンセル料の請求・回収業務を自動化する「Payn」の開発・運営
URL：https://payn.io